Courriels, comptes rendus, annonces, tableaux : dans une petite entreprise, une bonne partie de la semaine part dans des tâches d'écriture et d'organisation. ChatGPT peut en prendre une partie en charge, à condition de savoir quoi lui demander et de garder la main sur le résultat. Voici 12 usages concrets, à tester dès aujourd'hui avec la version gratuite.
Écrire plus vite
1. Rédiger et reformuler vos courriels. Donnez le contexte en deux lignes (à qui, pourquoi, sur quel ton) et demandez un brouillon. Pour un message délicat, comme une relance d'impayé ou une réponse à un client mécontent, demandez deux versions : une ferme et une conciliante.
2. Répondre aux avis et aux messages clients. Collez l'avis, sans le nom du client, et demandez une réponse courte, polie et personnalisée. Vous gagnez du temps et vous gardez un ton constant.
3. Préparer vos publications. Un post LinkedIn pour annoncer un chantier terminé, un nouveau service ou une embauche : ChatGPT propose une première version que vous adaptez à votre style.
4. Écrire une annonce de recrutement. Listez les missions, le profil recherché et les conditions : il en fait une annonce claire et attractive, que vous relisez avant de la publier.
Résumer et préparer
5. Transformer des notes en compte rendu. Collez vos notes de réunion en vrac : il les remet en ordre avec les décisions prises, les actions, les responsables et les délais.
6. Résumer un long document. Un cahier des charges, un appel d'offres ou une notice : demandez les points clés, les obligations et les dates à retenir. Vérifiez toujours dans le document d'origine les éléments qui engagent l'entreprise.
7. Préparer un rendez-vous. Avant un entretien avec un client ou un fournisseur, demandez la liste des questions à poser et des objections possibles, avec une réponse pour chacune.
S'organiser
8. Rédiger une procédure interne. Décrivez comment une tâche se fait aujourd'hui : il en tire une procédure pas à pas, utile pour former un nouveau salarié ou un remplaçant.
9. Bâtir un plan d'action. Un salon à préparer, un déménagement, le lancement d'une offre : il découpe le projet en étapes, avec un rétroplanning.
10. Créer des checklists. Ouverture du magasin, départ en chantier, clôture du mois : une liste claire évite les oublis.
Analyser et décider
11. Exploiter un tableau. Collez un tableau simple (ventes, dépenses, heures) et demandez les tendances, les écarts et les questions qu'il soulève. Attention : ChatGPT peut se tromper dans les calculs. Recalculez toujours les chiffres importants.
12. Comparer des options. Deux devis, trois logiciels, deux organisations possibles : demandez un tableau des avantages et des inconvénients selon vos critères, puis la liste des questions à poser avant de choisir.
Les trois règles à garder en tête
- Ne confiez pas de données sensibles : noms de clients, données de salariés, informations bancaires ou confidentielles. Remplacez-les par des noms fictifs (« Client A »). Voir notre article ChatGPT et confidentialité.
- Relisez tout : ChatGPT peut inventer une information avec beaucoup d'assurance. Rien ne part sans validation humaine.
- Soyez précis : plus vous donnez de contexte, meilleur est le résultat. La méthode est détaillée dans Comment écrire un bon prompt pour ChatGPT.
Par où commencer ?
Choisissez une seule tâche répétitive qui vous prend du temps chaque semaine, par exemple les comptes rendus ou les relances. Testez ChatGPT dessus pendant deux semaines, notez le temps gagné, puis passez à la suivante. C'est la façon la plus sûre d'adopter l'IA sans désorganiser l'entreprise.
Pour aller plus loin
Le tome 1 de L'IA au travail vous accompagne pas à pas : 12 ateliers et 24 exercices corrigés pour utiliser ChatGPT au travail sans vous tromper ni prendre de risques. Pour aller jusqu'aux assistants et aux automatisations, le pack intégral réunit les trois tomes.