ChatGPT fait gagner du temps, mais tout ce que vous y collez sort de l'entreprise. Avant de l'utiliser au quotidien, il faut savoir ce que l'on peut lui confier, ce qu'il faut éviter, et comment travailler sans exposer vos clients ni vos salariés.
Que deviennent vos conversations ?
Ce que vous écrivez dans ChatGPT est envoyé et stocké sur les serveurs de son éditeur, OpenAI. Selon l'offre utilisée et vos réglages, vos conversations peuvent aussi servir à améliorer les modèles. Les offres professionnelles prévoient en général des garanties plus fortes, et les offres individuelles permettent de désactiver cette utilisation dans les paramètres de contrôle des données.
Même avec ces réglages, la règle de prudence reste la même : considérez que ce que vous collez dans ChatGPT pourrait être lu par quelqu'un d'autre.
Ce qu'il ne faut jamais lui confier
- Les données personnelles de vos clients : noms, adresses, téléphones, e-mails, historiques d'achat liés à une personne.
- Les informations sur vos salariés : salaires, arrêts maladie, évaluations, conflits.
- Les données de santé, même indirectes.
- Les identifiants et mots de passe, codes d'accès et clés de logiciels.
- Les informations bancaires : IBAN, numéros de carte, relevés.
- Les secrets d'affaires : prix de revient, marges, contrats en négociation, documents couverts par un accord de confidentialité.
Pour les données personnelles, le RGPD s'applique : votre entreprise reste responsable de ce qu'elle transmet à un service extérieur. Dans le doute, ne collez pas.
Comment travailler sans prendre de risques
Anonymisez. Remplacez les noms par « Client A », « Salarié B », « Fournisseur C ». Pour rédiger une réponse, ChatGPT n'a pas besoin de savoir qui est la personne.
Résumez au lieu de copier. Plutôt que de coller tout un contrat, décrivez la situation en quelques lignes : « Un client conteste une facture de 1 200 € à cause d'un retard de livraison de 3 jours. »
Arrondissez les chiffres sensibles. Pour analyser une tendance, les montants exacts sont rarement nécessaires.
Gardez la décision. ChatGPT propose, une personne valide. Relisez avant d'envoyer, et vérifiez les chiffres et les faits : il peut inventer une information avec aplomb.
Une règle simple à afficher dans l'entreprise
Si plusieurs personnes utilisent ChatGPT, posez quelques règles écrites. Par exemple :
- Aucun nom de client, de salarié ou de fournisseur : on anonymise.
- Aucune donnée bancaire ou de santé, aucun mot de passe.
- Aucun document confidentiel collé en entier.
- Tout texte produit est relu avant envoi.
- Tout chiffre important est recalculé.
Ces cinq lignes suffisent à éviter la plupart des erreurs. Pour bien rédiger vos demandes une fois ces règles posées, lisez aussi Comment écrire un bon prompt pour ChatGPT.
Pour aller plus loin
La protection des données est au cœur du tome 1 de L'IA au travail : vous y apprenez à préparer vos demandes, à protéger les informations de l'entreprise et de vos clients, et à repérer les erreurs. Le guide s'utilise seul ou pour former une équipe.